Hoe gemeente Helmond facilitaire ketenpartners met ‘groene sprints’ in beweging brengt voor haar duurzame ambities

De vraag

In november 2022 ondertekende gemeente Helmond het landelijke Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) 2022-2025. De gemeente vertaalde haar ambities naar een MVOI-plan met concrete doelstellingen, procesafspraken en jaarplannen.

Daarmee lag er een duidelijke koers, maar die ambities kregen pas betekenis als de gemeente ze samen met haar facilitaire ketenpartners naar de dagelijkse praktijk kon vertalen. De gemeente zocht daarom naar een manier om daar concrete acties aan te verbinden, de voortgang te volgen en tijdig bij te sturen.

De oplossing

Sinds april 2024 is Vebego Facility Solutions (VFS) de IFM-partner van gemeente Helmond. Een van de opdrachten binnen deze samenwerking is om samen met de facilitaire ketenpartners de duurzame ambities van de gemeente te vertalen naar de operationele en tactische praktijk.

Facility manager Karlijn Jamers vormt namens VFS de verbindende schakel tussen de contractmanager van de gemeente en de leveranciers, maar ook tussen de leveranciers onderling. Ze spreekt dagelijks met de facilitair coördinator van de gemeente, maandelijks met de contractmanager en ieder kwartaal met de gemeente en de leveranciers. Zo houdt ze zicht op wat er speelt, waar kansen liggen en welke knelpunten aandacht vragen.

De informatie uit deze gesprekken combineert Karlijn met de data die leveranciers aanleveren in het Performance Dashboard. Het dashboard maakt inzichtelijk welke stappen de ketenpartners zetten op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen en welk effect die hebben. Daarmee vormt het de basis voor gesprekken over de voortgang, vervolgacties en mogelijke bijsturing.

De ‘groene sprints’ vormen een ander belangrijk onderdeel van de aanpak. Tijdens deze door Vebego Facility Solutions begeleide kennissessies komen de facilitaire ketenpartners bij elkaar om kennis en ervaringen te delen en samen concrete duurzame initiatieven te ontwikkelen. Zo vertalen zij gedeelde opgaven rond thema’s als CO₂-reductie, circulariteit en SROI naar acties die aansluiten bij de ambities van de gemeente. Er ontstaat meer samenhang tussen de inspanningen van de afzonderlijke leveranciers, en zij groeien van losse dienstverleners naar partners die samen verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat.

Het resultaat

Het Performance Dashboard geeft de gemeente concrete handvatten om doelstellingen bij te stellen, vervolgacties uit te zetten, richtlijnen aan te passen en leveranciers gericht bij te sturen. Zo ziet de gemeente wat de afzonderlijke ketenpartners doen en hoe hun inspanningen samen bijdragen aan haar duurzame ambities.

De catering laat zien waarom dat inzicht en die afstemming belangrijk zijn. De ambitie was om het aandeel plantaardige producten in het assortiment verder te verhogen. De cateraar paste het aanbod stap voor stap aan, waardoor dit inmiddels voor ongeveer 60 procent uit plantaardige producten bestaat. Uit het klanttevredenheidsonderzoek bleek vervolgens dat medewerkers bepaalde vleesopties misten. Daarop is besloten de ambitie bij te stellen en niet nóg meer dierlijke opties te vervangen. Zo blijft het assortiment duurzamer dan voorheen en sluit het beter aan bij de wensen van de gebruikers.

De onderlinge samenwerking krijgt ook buiten de groene sprints vorm. Karlijn vertelt:

“Op 5 mei hebben we een operationele dag georganiseerd voor alle medewerkers van de ketenpartners. Zij vertelden over hun rol bij de gemeente en ervaarden elkaars werkzaamheden. Zo probeerde beveiligingspersoneel een schrobmachine uit, liepen schoonmaakmedewerkers mee met een sluitronde en verzorgde de cateraar een workshop worstenbroodjes maken. Dat zorgde voor meer betrokkenheid bij elkaars werk en meer enthousiasme om als één team aan de duurzame doelen van de gemeente te werken, bijvoorbeeld op het gebied van restafvalreductie.”

Karlijn Jamers
Facility Manager, Vebego Facility Solutions

De groene sprints leveren zowel gemeente Helmond als de ketenpartners resultaat op. Door kennis en ervaringen te delen, ontwikkelen de leveranciers duurzame initiatieven die over de grenzen van hun eigen dienstverlening heen gaan. Zo combineren zij vaker ritten naar gemeentelijke locaties en wisselen ze kennis uit over circulaire bedrijfskleding. Dat zorgt voor meer samenhang in de facilitaire keten, biedt de ketenpartners nieuwe mogelijkheden om hun dienstverlening te verduurzamen en helpt de gemeente om haar ambities sneller naar de praktijk te vertalen.

Door inzicht in de voortgang te combineren met kennisdeling en samenwerking, boekt gemeente Helmond stap voor stap resultaat.