Uitbesteding van facilitaire diensten

Bij een uitbesteding is een goede voorbereiding en start essentieel. Tijdens de implementatie periode stemmen we eerst alle verwachtingen, doelen en randvoorwaarden met je af. Deze implementatieperiode loopt door na de startdatum. Daarna treedt het transitieplan in werking: van kennisoverdracht en overdracht van contracten tot communicatie met medewerkers en leveranciers. We richten processen en rapportages in, zodat je vanaf dag één inzicht hebt. Zo zorgen we voor een soepele overgang zonder verrassingen en met minimale impact op de dagelijkse operatie.

Bij uitbesteding kijken we zorgvuldig naar wat er gebeurt met je eigen medewerkers. Er zijn een aantal mogelijkheden:

Sommige medewerkers blijven binnen jouw organisatie actief. Afhankelijk van hun capaciteiten kunnen zij bijvoorbeeld optreden als contactpersoon voor onze dienstverlening. In zo'n rol vervullen ze een belangrijke functie in het verwachtingenmanagement en zijn zij voor ons een waardevolle schakel in de samenwerking.

In andere gevallen kunnen medewerkers overstappen naar onze organisatie. Als er sprake is van zo’n overname, zijn er twee zaken ontzettend belangrijk: de arbeidsvoorwaardelijke kant en de begeleiding van de medewerkers. Met behulp van ons onboardingsprogramma begeleiden we hen stap voor stap naar een werkplek die bij hen past. Met persoonlijke aandacht, ontwikkelmogelijkheden en een warm welkom zorgen we ervoor dat zij zich snel thuis voelen en gemotiveerd blijven.

We starten altijd met het bepalen en vastleggen van een gemeenschappelijk doel waarin duidelijk is welke voordelen de samenwerking oplevert voor de betrokken partijen. Deze gezamenlijke ambitie vertalen we naar keten-KPI’s: meetbare afspraken over prestaties en resultaten. De belangrijkste doelstellingen en KPI's maken we inzichtelijk in ons Performance Dashboard (Power BI). Dat geeft houvast en een objectieve basis om tussentijds te evalueren en waar nodig bij te sturen.

Afhankelijk van je wensen maken we gebruik van een digitale schil die meestal bestaat uit een klantportaal, een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) en een performance dashboard. Via het klantportaal heb je op ieder gewenst moment toegang tot belangrijke documenten, zoals contracten, facturen en gespreksverslagen. Het FMIS ondersteunt een efficiënte afhandeling van facilitaire processen, terwijl het performance dashboard inzicht geeft in prestaties en resultaten. Uiteraard stemmen we samen af welke onderdelen en rapportages voor jouw organisatie relevant zijn.

Ja, je behoudt altijd grip en regie over de uitvoering. Jij bepaalt de kaders, doelen en prioriteiten, wij zorgen voor een professionele invulling en uitvoering. We maken duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en rapporteren periodiek over de voortgang en prestaties. Daarnaast heb je via ons klantportaal en performance dashboard realtime inzicht, zodat je op elk moment kunt bijsturen als dat nodig is. Zo ontzorgen we je, maar houd je controle.