Hoe een decentrale facilitaire organisatie succesvol naar een regie-organisatie transformeerde
Drieëntwintig woon-zorglocaties die jaren hun eigen facilitaire afdeling hadden, maken sinds 2023 naar alle tevredenheid gebruik van uniforme facilitaire ondersteuning vanuit een centrale regie-organisatie. Dat klinkt als een sprookje, maar Sevagram realiseerde het, samen met Vebego Facility Solutions, binnen het budget en de afgesproken planning. Jean-Pierre Halmans, directeur Finance & Control bij Sevagram, noemt het: “Een fantastisch gemanaged project”.
De vraag
Demografische en maatschappelijke ontwikkelingen stellen organisaties in de ouderenzorg voor grote uitdagingen. Ontwikkelingen die ook gevolgen hebben voor de inrichting van de facilitaire organisatie. Om die beheersbaar en toekomstbestendig te maken, werd in medio 2021 de transitie naar een centrale regie-organisatie en een meer efficiënte en eenduidige werkwijze ingezet.
De oplossing
Natalie Schepers van Vebego Facility Solutions is een ervaren project- en facility manager en expert in verandermanagement. Tussen juli 2021 en juni 2023 begeleidde zij Sevagram bij de transitie naar een Toekomstbestendige Facilitaire Organisatie (TBO). Ze stelde het projectplan inclusief een programma van eisen en kostenraming voor de transitie op, formeerde een stuurgroep, werkgroepen en een klankbordgroep, informeerde stakeholders (MT, directie, OR en CCR) gestructureerd over de voortgang, ontwierp samen met HR-specialisten een nieuwe facilitaire organisatiestructuur, nieuwe functies en bijbehorende functiewaarderingen en bewaakte de projectplanning en het projectbudget.
Natalie Schepers, Project- en facility manager: “Door de OR, Cliëntenraad, Klankbordgroep, RvB, Directie, MT leden en alle Sevagram medewerkers vroegtijdig en zorgvuldig te informeren en te betrekken, ontstond samenwerking en commitment. Twee belangrijke voorwaarden om het project binnen het afgesproken budget en volgens afspraak voor de start van boekjaar 2023 af te ronden.”
Het resultaat
Sinds januari 2023 is de facilitaire regie-organisatie van Sevagram volledig operationeel. Voor elk van de meer dan 75 facilitaire functies binnen de nieuwe organisatiestructuur zijn de juiste mensen geselecteerd. Als gemotiveerd en hecht team werken zij vanuit één facilitaire visie en gedeelde systemen samen aan een optimale, uniforme ondersteuning van bestaande nieuwe woon-zorglocaties. De organisatie is wendbaar als toekomstige ontwikkelingen daarom vragen. Kortom: met deze facilitaire regie-organisatie én een plaats in de top 5 (2023) van beste verpleeghuizen in Nederland is Sevagram helemaal klaar voor de toekomst.
Direct facilitair advies
Wil je weten hoe volwassen jouw organisatie is om te bepalen waar je de ‘knip’ in je organisatie legt? Of ben je op zoek naar kennis en capaciteit om de regie binnen jouw organisatie succesvol vorm te geven? Wij helpen je graag op weg. Plan een vrijblijvend adviesgesprek in met Boy of Sjors, onze facility management specialisten.
