Vebego Facility Solutions B.V. maakt onderdeel uit van de organisatie Vebego B.V. (hierna genoemd: Vebego). Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf actief in actief in diverse facility services waaronder schoonmaak en ook in de gezondheidszorg.
De vestigingen:
Vebego Facility Solutions is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In dit statement informeert Vebego Facility Solutions haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.
In de arbeidsintensieve dienstverlening die Vebego levert, staan mensen centraal. Vebego Facility Solutions is de dienstverlener op het gebied van facilitaire zaken. Van schoonmaak tot catering, van gebouwbeheer tot technisch onderhoud. Daarnaast is Vebego en zo ook haar personeel veel buiten bij klanten en leveranciers en wordt met vele externe partners samengewerkt ten behoeve van de dienstverlening.
Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Vebego in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Vebego realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Vebego. Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens.
Vebego is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening.
Vebego Facility Solutions verwerkt, afhankelijk van de noodzaak, onder andere de volgende persoonsgegevens:
|
• Voornaam. • Achternaam. • Geboortedatum. • E-mailadres.
|
• Telefoonnummer. • Geslacht. • (Woon)adres. • IP-adres |
De verwerking van persoonsgegevens binnen Vebego Facility Solutions vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Vebego Facility Solutions verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en nog enige periode na het eindigen van het dienstverband bewaart Vebego Facility Solutions, naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen.
Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Vebego Facility Solutions verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd: AVG). De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de AVG. Vebego Facility Solutions gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.
Vebego Facility Solutions verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Deze verwerkingen hebben ten alle tijden een wettelijke grondslag, zoals uw toestemming, noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een overeenkomst (of precontractuele maatregelen) waarbij u partij bent, noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke (bewaar)plicht, dan wel noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang, welke wij altijd zullen afwegen tegen uw recht op privacy.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt ten allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking.
Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego en de verschillende dochterbedrijven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Vebego verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.
Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Vebego Facility Solutions gegevens te verstrekken aan deze partijen. Vebego Facility Solutions toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Vebego Facility Solutions gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties.
Vebego Facility Solutions maakt gebruik van sub-verwerkers om de dienstverlening uit te voeren. Voor het uitvoeren van haar werkgeversrol kan Vebego Facility Solutions gebruik maken van of diensten uitbesteden aan derden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van: loonadministratie, ICT-beheer, strategische personeelsplanning en de inzet van zzp-ers. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. Vebego Facility Solutions eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens. De lat ligt voor verwerkers hoger dan voor Vebego Facility Solutions zelf, aangezien de gegevens buiten de Vebego-omgeving worden gebracht en verwerkingen dus minder in het zicht van Vebego Facility Solutions plaatsvinden. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacy beleid, afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is wordt de nakoming ervan gecontroleerd.
De meeste gegevens die worden verwerkt binnen Vebego zijn gegevens van werknemers. Dat betekent dat de risico’s ten aanzien van die gegevens het grootst zijn. Vebego focust daarom op beveiliging van de ICT-processen en -systemen en het beschermen van de privacy van haar werknemers. Deze focus uit zich in beveiliging, die met name gericht is op de centrale technische infrastructuur, waar het ICT Platform, het ERP Platform en de toegang tot de centrale omgeving vanaf decentrale locaties onder vallen. De beveiliging is gericht op de bescherming van informatie zelf en de middelen waarop het wordt opgeslagen zoals verschillende informatiesystemen, hardware, operating systems, databases, bedrijfsnetwerken en de fysieke locaties. Vebego Facility Solutions neemt ten alle tijden technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang, met alle gevolgen van dien, met persoonsgegevens te voorkomen.
Vebego Facility Solutions maakt op haar bedrijfswebsite(s) gebruik van functionele cookies en/of web statistieken cookies. Tevens maakt Vebego Facility Solutions gebruik van cookies om de inhoud van onze website te delen via social media. Op de intranetwebsites waar medewerkers toegang toe hebben, wordt slechts gebruik gemaakt van functionele cookies met als doel informatie te krijgen over het technisch functioneren van het intranet. Het gebruik van deze cookies heeft geen gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer van de bezoekers van intranet, omdat met deze cookies geen persoonsgegevens worden verwerkt. Lees hier meer informatie over de cookies.
Gegevens worden niet langer bewaard dan de bewaartermijnen die in de wet dan wel in het Vrijstellingsbesluit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn bepaald. Vebego Facility Solutions hanteert een bewaarbeleid waarin alle termijnen die voor gegevenswerkingen gelden zijn vastgelegd.
Betrokkenen hebben het recht om:
• Een verzoek tot inzage in de verwerkte persoonsgegevens te doen.
• Een verzoek te doen tot rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens te doen.
• Het recht op beperking van de u betreffende verwerking.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Verzoeken zoals hierboven genoemd met betrekking tot medewerkersgegevens kunnen worden ingediend door een mail te sturen naar hrm.fs@vebego.nl .
Zakelijke relaties kunnen bij hun contactpersoon binnen Vebego Facility Solutions een verzoek indienen omtrent de bovengenoemde rechten. De contactpersoon zal dit verzoek delen met de Privacy Officer van Vebego Facility Solutions, die binnen uiterlijk één maand een reactie geeft op het verzoek. Het kan mogelijk zo zijn dat er aanvullende informatie en/of documentatie (onder andere ten behoeve van het controleren van de identiteit van de indiener) nodig is om het verzoek in behandeling te nemen.
Klachten of vermoedelijke misstanden ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens binnen Vebego Facility Solutions kunnen worden gemeld bij de contactpersoon binnen Vebego Facility Solutions, dan wel bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag, dan wel bij de Privacy Officer van Vebego Facility Solutions.
Indien u vragen heeft over bovenstaande of klachten heeft over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met:
Nicky Waals
E-mail: nicky.waals@vebego.com
Vebego en daarmee ook Vebego Facility Solutions behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. De wijzigingen worden bekend gemaakt via de website en vervangen daarmee de voorgaande versie.
Laatst gewijzigd: 17-09-2024.
