Hoe integreer je compliance in bestaande FM-processen? Zo doe je dat slim én toekomstbestendig!
“Ben ik eigenlijk wel compliant?” Een vraag die je als facilitair manager of vastgoedbeheerder misschien niet elke dag stelt, maar wel eentje die je wakker kan houden als er plots een inspectie voor de deur staat. Want eerlijk is eerlijk: compliance klinkt vaak als iets wat je "erbij moet doen", maar het raakt aan de kern van goed gebouwbeheer. Veiligheid, duurzaamheid, continuïteit—ze hangen allemaal samen met compliance. Dus hoe zorg je dat je het niet als een extra taak ziet, maar slim verweeft in je dagelijkse processen?
Direct naar: Borgen compliance - betekenis DMJOP - zorgplicht - checklist
Samenvatting: Hoe integreer je compliance in bestaande FM-processen?
Integreer compliance slim in FM-processen door je assets volledig in kaart te brengen, te koppelen aan je (D)MJOP, met erkende partners te werken, je team te trainen en digitalisering in te zetten, zo wordt compliance geen extra taak, maar een toekomstbestendig onderdeel van je gebouwbeheer.
Van losse checklists naar geïntegreerd assetmanagement
Compliance is meer dan een checklist afvinken. Het gaat om het structureel borgen van wet- en regelgeving binnen je bestaande FM-processen. Volgens Melford, onderdeel van Vebego Facility Solutions, begint dat bij goed assetmanagement: "Als je weet wat je hebt, weet je ook waar je verantwoordelijk voor bent."
Een realtime assetlijst vormt de basis. Die maakt het mogelijk om per installatie of gebouwdeel te bepalen welke normen van toepassing zijn (zoals NEN 3140 of de Drinkwaterwet), en met welke frequentie inspecties of onderhoud nodig zijn.
Door dit inzicht direct te koppelen aan je MJOP of – nog beter – een DMJOP (Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan), wordt compliance ineens geen los project meer, maar onderdeel van je langetermijnplanning.
DMJOP als compliance-katalysator
Een DMJOP biedt hét moment om compliance strategisch te verankeren. Waar een traditioneel MJOP vooral gericht is op kosten en planning, brengt een DMJOP óók verduurzaming en wet- en regelgeving in beeld.
"Controleer of alle assets voldoen aan de huidige wetgeving, maar kijk ook vooruit," luidt een van de tips in het E-book DMJOP. Door meteen te beoordelen of je gebouw over 10 jaar nog steeds compliant is, voorkom je verrassingen in je begroting.
Bijvoorbeeld: als je weet dat je luchtbehandelingssysteem binnen 5 jaar vervangen moet worden, kun je nu al rekening houden met de eisen uit de Europese Energie Efficiency Richtlijn. Of als je isolatie aanpakt, waarom dan niet meteen met BREEAM-certificering in het achterhoofd?
Van zorgenkind naar zorgplicht
De impact van non-compliance is allesbehalve theoretisch. In Nederland waren er in 2024 4.306 arbeidsongevallen met 52 doden. Los van deze trieste cijfers, kan niet voldoen aan de regels ook leiden tot boetes of zelfs sluiting.
Toch is angst zelden een goede motivator. De échte drijfveer? Zorgen voor een veilige, gezonde en duurzame werkomgeving. Compliance is daarmee geen last, maar juist een manier om je verantwoordelijkheid als organisatie serieus te nemen. Of zoals het in het e-book Guide to compliance staat: “Het wettelijke kader is er niet voor niets.”
Compliance inbedden: hoe dan?
Oké, de noodzaak is duidelijk. Maar hoe pak je het aan?
- Start met een compliance-scan. Dit laat direct zien waar je wél of niet voldoet aan de regels. De compliance scan lite kun je gratis gebruiken voor de eerste inventarisatie.
- Koppel compliance aan je DMJOP. Zo wordt het onderdeel van je reguliere onderhoud en investeringen.
- Werk met erkende partners. Inspecties en keuringen moeten uitgevoerd worden door gecertificeerde partijen.
- Digitaliseer je assetbeheer. Implementeer een asset management systeem zoals Planon.
- Volg de ontwikkelingen. Denk aan het (digitale) zakboek van Melford of platform dat updates geeft over wetgeving.
- Train je mensen. Jaarlijkse compliance-trainingen zorgen dat je team scherp blijft.
Samen met Melford, onderdeel van Vebego Facility Solutions nemen we dit proces desgewenst volledig uit handen. Of het nu gaat om het opstellen van je DMJOP, het uitvoeren van inspecties of het vertalen van wetgeving naar concrete actiepunten—we zorgen ervoor dat jij compliant bent én blijft.
Compliance hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Integendeel: het kan juist de hefboom zijn naar beter gebouwbeheer, lagere risico’s en een sterker imago. Dus, waar sta jij op dit moment? Heb je volledig zicht op je assets en hun status? Is compliance al onderdeel van je MJOP of DMJOP?
Over de auteur:
Jeffrey Driessen is compliance specialist bij CoSource, part of Vebego Facility Solutions, en expert op het gebied van wet- en regelgeving voor gebouwen en gebouwgebonden installaties. Hij combineert zijn kennis van de wet met praktijkervaring en helpt daarmee bedrijven om compliant te zijn, en blijven.
