In 7 stappen naar een effectief compliance plan voor jouw vastgoed
Compliance is een thema dat pas echt de aandacht krijgt als het misgaat. Maar wachten tot het fout loopt is geen optie meer. Met steeds strenger toezicht, complexe wetgeving en groeiende verwachtingen rondom duurzaamheid en veiligheid, is een goed compliance plan essentieel voor elke gebouweigenaar of -beheerder.
Maar waar begin je? Dit zijn de eerste stappen voor het opzetten van een doordacht complianceplan.
Samenvatting: Hoe stel ik een compliance plan op?
Stel een compliance plan op door je assets te inventariseren, risico’s in kaart te brengen en deze structureel te koppelen aan je onderhoudsplanning met duidelijke verantwoordelijkheden en betrouwbare partners. Zo borg je veiligheid, naleving en toekomstbestendigheid.
Stap 1: Begrijp wat compliance betekent voor jouw organisatie
Compliance betekent meer dan alleen voldoen aan de wet. Het gaat om het systematisch naleven van wet- en regelgeving, normen (zoals NEN 3140, ISO 9001), en richtlijnen op het gebied van veiligheid, duurzaamheid, energie en gezondheid. Voor gebouwen en installaties betekent dit dat elk onderdeel, van brandmeldinstallaties tot ventilatiesystemen, moet voldoen aan actuele eisen.
Stap 2: Breng alle assets in kaart
Welke installaties heb je? Wanneer zijn ze voor het laatst gekeurd? Voldoen ze aan de huidige wetgeving? Een realtime assetlijst is hierbij onmisbaar. Deze lijst vormt de basis voor een compliance scan, waarin wordt bepaald welke assets niet voldoen aan de normen en welke maatregelen nodig zijn.
Volgens Melford, onderdeel van Vebego Facility Solutions, begint compliance bij goed assetmanagement: "Als je weet wat je hebt, weet je ook waar je verantwoordelijk voor bent."
Stap 3: Voer een compliance scan uit
Een compliance scan brengt in kaart waar de risico’s zitten. Zijn alle liften gekeurd? Is de elektrische installatie veilig? Kloppen de legionellaprotocollen? Deze scan is geen eenmalige actie, maar een beginpunt van structureel beheer. Tijdens de scan worden ook de inspectie- en onderhoudsfrequenties vastgesteld op basis van wetgeving en best practices.
Tip: Wil je nu alvast een indicatie ontvangen hoe compliant je gebouw en/of installatie is? Doe de vrijblijvende Compliance Scan Lite en ontvang direct de uitslag.
Stap 4: Koppel compliance aan je MJOP of DMJOP
Compliance staat niet op zichzelf. Koppel de uitkomsten van de scan aan je Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) of, beter nog, je Duurzaam MJOP (DMJOP). Zo veranker je noodzakelijke inspecties en verduurzamingsmaatregelen in je planning en begroting. Dit voorkomt verrassingen en boetes.
Stap 5: Wijs verantwoordelijkheden toe
Wie houdt de assetlijst actueel? Wie plant de keuringen in en wie zorgt dat alle rapportages correct worden opgeslagen? Zonder heldere rolverdeling loopt het al snel spaak. Richt de processen in volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) en zorg dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
Stap 6: Werk met erkende partijen
Inspecties en certificeringen moeten uitgevoerd worden door gecertificeerde partijen. Kies daarom voor erkende partners die kennis hebben van de relevante wetgeving en je kunnen helpen met het opzetten en bijhouden van het compliance plan.
Stap 7: Maak compliance onderdeel van je bedrijfs-DNA
Compliance is niet alleen maar een keer wat vinkjes zetten, het is een doorlopend proces. Zorg voor regelmatige evaluaties, volg jaarlijks trainingen en blijf op de hoogte van wetswijzigingen, bijvoorbeeld via het (digitale) Melford zakboek met updates per kwartaal of de gratis compliance alert. Zo creëer je een cultuur waarin veiligheid, duurzaamheid en naleving vanzelfsprekend zijn.
Conclusie
Een goed compliance plan opzetten is geen hogere wiskunde, maar vraagt wel om structuur, overzicht en discipline. Begin bij de basis: inventariseer, scan, plan en werk met de juiste partners. Zo zorg je voor een veilig, toekomstbestendig en compliant gebouw.
Over de auteur:
Jeffrey Driessen is compliance specialist bij CoSource, part of Vebego Facility Solutions, en expert op het gebied van wet- en regelgeving voor gebouwen en gebouwgebonden installaties. Hij combineert zijn kennis van de wet met praktijkervaring en helpt daarmee bedrijven om compliant te zijn en te blijven.
