Een toekomstbestendige facilitaire organisatie in Gemeente Voorne aan Zee
Gemeente Voorne aan Zee is op 1 januari 2023 ontstaan uit de fusie van gemeentes Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne. Het leidde tot de integratie van drie gemeentelijke organisaties op allerlei terreinen, waaronder het Team Facilitaire Zaken (Team FZ). Vanwege de Wet Overgang Onderneming kon de fusiegemeente tot 1 januari 2025 geen organisatorische veranderingen doorvoeren, maar men zat zeker niet stil. Met de hulp van projectmanager Maaike Cheroutre werd een facility scan uitgevoerd die focus en richting geeft voor de transformatie naar een toekomstbestendige facilitaire organisatie.
Van operational excellence naar een 8+ klantbeleving met wow-momenten!
De vraag
De vraag van Gemeente Voorne aan Zee was: ‘Hoe kan Team FZ toekomstbestendig worden ingericht?’ Die vraag is voor elke facilitaire organisatie een uitdaging, maar zeker voor één die recent is gefuseerd, met alle gevoeligheden die daarbij spelen. Haar ervaring en tegelijkertijd onafhankelijke positie gaven Maaike de benodigde speelruimte om de gemeente met autoriteit en onbevangenheid te adviseren.
De oplossing
Door deskresearch, interviews en observaties bracht Maaike eerst de ‘Ist - Soll’ situatie in kaart. Daarna besprak ze het huidige en gewenste dienstverleningsconcept, de leiderschapsstijl, het aansturingsmodel, competenties en roldemarcatie met het facilitaire team. Vervolgens bracht ze tijdens een werksessie focus en kaders aan voor een toekomstbestendige facilitaire visie.
Maaike: “Het is in verandermanagement belangrijk om te handelen in een tempo dat de afdeling aankan. Beter met meer tijd en draagvlak iets in één keer goed doen dan erop drukken dat de doelen in een bepaalde tijd gehaald worden. Dat levert vooral weerstand en onrust op.”
Het resultaat
Met de input van de facility scan stelde Maaike een adviesrapport op met praktische adviezen voor de korte, middellange en lange termijn. Die route loopt langs vier haltes: 1. De basis op orde & rust 2. Verbinden & vertrouwen 3. Optimalisatie & ontwikkeling en 4. Efficiëntie & excelleren’. Elke halte kent specifieke uitdagingen en gevoeligheden, zoals het implementeren van een nieuw organogram en nieuwe functiebenamingen.
Als team FZ deze stappen volgt, bereikt ze binnen twee tot zes jaar de gewenste stip op de horizon: een efficiënte, klantvriendelijke en proactieve afdeling en een 8+ klantverwachting met ‘wow-momenten’. Facilitair manager a.i. Frank Groenland heeft de totstandkoming van het adviesrapport op de voet gevolgd, waardoor de implementatie van de stappen bij hem in goede handen is.
Tot slot nog een tip: heeft jouw bedrijf te maken met een herstructurering of een fusie, dan kan het een voordeel zijn om gebruik te maken van een ervaren extern adviseur. Niet alleen omdat diegene een neutrale positie heeft, maar ook door de inbreng van best practices bij andere opdrachtgevers. Daarmee kon Maaike bij deze gemeente snel tot de kern komen en focus aanbrengen.
