Hoe richt je de facilitaire dienstverlening in zonder de focus op de zorg te verliezen?
Impegno is een GGZ-instelling en biedt tijdelijke ondersteuning aan mensen thuis, die psychische en/of maatschappelijke moeilijkheden ervaren. De organisatie gelooft in kleinschalige aanpak en is daarom georganiseerd in kleine zelfsturende teams die eigen verantwoordelijkheid dragen voor de zorg.
Er is geen hoofdkantoor van waaruit de zorgtaken geregeld worden, maar wel een servicekantoor dat administratieve, facilitaire en andere ondersteunende diensten biedt. Door deze aanpak zijn de overhead- kosten gemiddeld lager dan bij vergelijkbare organisaties in de sector en gaat er meer geld rechtstreeks naar de zorgverlening.
De Facility Scan heeft Impegno inzicht gegeven in de prestaties van haar facilitaire organisatie, verbeterpunten en benodigde stappen.
De vraag
- Wat is voor nu en de toekomst de juiste FM-organisatie- structuur, passend bij Impegno?
- Hoe kunnen we onze facilitaire diensten schaalbaar organiseren terwijl er nog steeds zoveel
mogelijk budget naar de zorg gaat? - Hoe kunnen we de ondersteuning aan de zorgteams verbeteren?
- Hoe kunnen we projecten beter stroomlijnen?
Jan Peter Tanja, Impegno: “ Ik had wel ideeën over mogelijke oplossingen, bijvoorbeeld het deels uitbesteden van facilitaire diensten, maar ik wilde eerst bewijs en marktinzicht hebben alvorens een actieplan op te stellen. Via mijn netwerk kwam ik hiervoor bij Vebego Facility Solutions terecht. ”
De oplossing
- Interviews gehouden met medewerkers van diverse afdelingen
- Deskresearch gedaan
- Diverse locaties bezocht
- De leverancierscontracten geanalyseerd
- FMIS geanalyseerd
- Een contract en spend analyse opgesteld
De resultaten uit deze inventarisatie hebben we geanalyseerd, waarbij we gebruik hebben gemaakt van onze eigen ervaringen bij vergelijkbare opdrachtgevers, marktinzichten en diverse benchmarks. De resultaten van het onderzoek, concrete oplossingen en aanbevelingen op diverse niveaus hebben we verwerkt in een adviesrapport en gepresenteerd.
Projectmanager vanuit Vebego Facility Solutions bij Impegno: “Een Facility Scan is bij uitstek een geschikt instrument om vragen zoals die van Jan Peter te beantwoorden. We brengen de huidige situatie in beeld, analyseren en benchmarken met kengetallen de data van de opdrachtgever met die van vergelijkbare opdrachtgevers of een NFC-index en geven vervolgens adviezen en oplossingsrichtingen. Precies wat Jan Peter nodig heeft.”
Het resultaat
De Facility Scan heeft Impegno niet alleen op verschillende organisatorische en uitvoerende niveaus inzicht gegeven in de facilitaire prestaties, het bijbehorende adviesrapport heeft ook concrete adviezen aangereikt.
In grote lijnen hebben die betrekking op de positionering van facilities in de organisatie, tools voor meer grip op de kosten en het doorontwikkelen van de facilitaire organisatie naar een reorganisatie. Met name dat laatste zal zorgen voor meer strategisch overzicht, eigenaarschap, communicatie met de interne klant en een betere beeldvorming in de organisatie.
De Facility Scan heeft Impegno een beter beeld gegeven bij hoe haar facilitaire organisatie presteert ten opzichte van de markt, waar verbeterpunten liggen en welke stappen er nodig zijn om de verbeteringen door te voeren. Het adviesrapport heeft Jan Peter bevestiging gegeven over zijn vermoedens rondom de mogelijke oplossingen voor de facilitaire werkdruk en duidelijke handvatten/concrete actiepunten aangereikt.
Jan Peter Tanja, Impegno: “Het rapport hielp mij om bij de directie voet aan de grond te krijgen om actiepunten in werking te kunnen zetten.“
