Vebego verzorgt het operationele en tactische facility management van Altrecht
Na een aantal jaren van verkennende gesprekken met de markt koos Altrecht in 2021 als eerste GGZ-instelling voor een integrale uitbesteding van haar soft services. Vebego Facility Solutions neemt nu als single point of contact op operationeel en tactisch niveau veel werk uit handen, zodat Altrecht zich volledig kan focussen op het primaire proces: zorg verlenen.
De vraag
Altrecht heeft 23 locaties in de regio Utrecht waar gespecialiseerde zorg wordt verleend aan mensen met ernstige psychische problemen. De locaties zijn deels eigendom, deels huur. De uitdagingen voor de afdeling Vastgoed en Facilitair zijn om de facilitaire ondersteuning voor al deze locaties zo efficiënt mogelijk in te richten, zo goed mogelijk af te stemmen op het primaire proces, grip te houden op de kosten én strategieën te ontwikkelen om in te spelen op nieuwe kansen en uitdagingen. Door een hoge regeldruk op operationeel niveau kreeg dat laatste onvoldoende aandacht.
De oplossing
Op 1 mei 2021 is Vebego Facility Solutions ingestapt als IFM-partner met een team dat bestaat uit een aantal servicemanagers, een contractmanager, een klantmanager en een operationeel teamleider. Binnen de kaders van een Service Level Agreement en de later opgestelde roadmap handelde Vebego, in samenwerking met facilitaire partners, alle operationele vragen van interne klanten af. De roadmap bood concreet de praktische vertaling van tactische doelen, waardoor duidelijk werd wat men wilde realiseren en uiteindelijk zou opleveren.
Het resultaat
De afdeling Vastgoed & Facilitair van Altrecht heeft nu één aanspreekpunt voor alle operationele facilitaire zaken zoals schoonmaak, receptie- en beveiligingsdiensten, catering- en vergaderservices ongediertebestrijding, linnen en glasbewassing en afval. De service excellence managers onder leiding van de teamleider zorgen voor de dagelijkse aansturing en afstemming van deze diensten. De contractmanager van Altrecht hoeft zich niet meer met operationele details bezig te houden en niet meer periodiek met 10 verschillende accountmanagers om tafel. Door deze ontzorging op operationeel niveau ontstaat ruimte om innovaties en uitdagingen op de langere termijn aan te pakken, zoals verduurzaming van het vastgoed.
De servicedesk van Altrecht zorgt voor korte lijnen, een eenduidigere uitstraling en een verbetering in kwaliteit van de facilitaire diensten op elke locatie. In 2023 scoorde het servicepunt van Altrecht een ruimschootse voldoende. Volgens het klanttevredenheidsonderzoek behaalde Altrecht op dat aspect een 7,6, het hoogst scorende onderdeel van de dienstverlening van Vastgoed & Facilitair.
Wilco de Kwant, klantmanager bij Vebego Facility Solutions: “De introductie van het regiemodel heeft ogen en deuren geopend in de organisatie van Altrecht. Vanuit IFM maken we samen elke dag stappen in het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Er is nog genoeg te doen maar de tevredenheid onder de medewerkers groeit.”
Dilip van Faassen, contractmanager Vastgoed & Facilitair Altrecht: “Vebego is fris, optimistisch en bereid om te luisteren. Samen zoeken we naar oplossingen, we zitten op één lijn.”
Direct facilitair advies
Wil je weten hoe volwassen jouw organisatie is om te bepalen waar je de ‘knip’ in je organisatie legt? Of ben je op zoek naar kennis en capaciteit om de regie binnen jouw organisatie succesvol vorm te geven? Wij helpen je graag op weg. Plan een vrijblijvend adviesgesprek in met Boy of Sjors, onze facility management specialisten.
