Facility management KPI's: 3 voorbeelden van essentiële KPI's
Waarde creëren als organisatie begint bij efficiënt samenwerken, kosten verlagen en productiviteit verhogen. Maar minstens zo belangrijk is het meten van die toegevoegde waarde. Dat start met het verzamelen en analyseren van data – want wat je meet, kun je sturen. Door het volgen van de juiste KPI’s maak je impact inzichtelijk én aantoonbaar.
Maar welke KPI’s zijn relevant voor jouw organisatie? In dit artikel laten we zien hoe je je belangrijkste doelen bepaalt én behaalt. We delen ook 3 concrete KPI-voorbeelden. Lees snel verder!
Samenvatting: Met welke 3 KPI's kun je je facility prestaties beoordelen?
Beoordeel je facility management prestaties met deze 3 KPI’s: (1) gepland vs. reactief onderhoud, (2) tijd tot oplossing van werkorders, en (3) bewonerstevredenheid over comfort, veiligheid en service.
Waarom KPI's in Facility Management?
Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetinstrument die organisaties kunnen gebruiken om hun voortgang in de richting van strategische doelen te volgen. Ze zijn specifiek ontworpen om waardevolle inzichten te bieden in de dagelijkse bedrijfsvoering en om teams te helpen begrijpen hoe ze presteren in relatie tot hun doelen. De meest succesvolle organisaties nemen beslissingen gebaseerd op data, die op hun beurt weer resultaten opleveren die van invloed zijn op het succes van de hele organisatie.
Met de juiste KPI’s wordt het gemakkelijk om de volgende doelen bij te houden:
- Bewijs van productiviteit en efficiëntie
- Identificeren van verbeterpunten
- Kosten en strategieën rechtvaardigen
- Pleiten voor extra financiering en personeelsbezetting
- Krijg meer waardering van leiderschap.
In onderstaand filmpje legt Sjors uit waarom KPI's belangrijk zijn voor het inrichten van een efficiënte facilitaire organisatie.
3 essentiële facility management KPI's toegelicht
KPI 1: "Gepland" versus "Reactief" onderhoud
Doel: Begrijpen hoe de reactiviteit verbeterd kan worden met onderhoudstaken.
Als je bent zoals de meeste organisaties, ben je waarschijnlijk relatief reactief als het gaat om onderhoud. Het is soms een uitdaging om moeilijkheden van tevoren in te schatten. Maar zodra inschattingen en voorbereidingen worden gemaakt voor mogelijke problemen, kan dit veel tijd besparen zodra deze zich voordoen. Denk na of er een bepaald gebouw is dat problemen ondervindt? Dit kan een teken zijn van slechte omstandigheden die financiering nodig hebben. Is er een situatie die veel opdrachten veroorzaakt? Probeer dan nieuwe of frequentere preventieve onderhoudsschema's in te stellen.
KPI 2: Tijd voor het oplossen van werkorders
Doel: Bepalen hoelang het duurt voordat werknemers opdrachten voltooien.
Wanneer er zich problemen voordoen, rekenen jouw organisatie en gebruikers erop dat problemen snel en effectief oplost worden. Als serviceverzoeken dagen of weken in beslag nemen, kan het zijn dat gebruikers ontevreden worden. Om nog maar te zwijgen van het feit dat trage responstijden de algemene inkomstendoelen kunnen schaden en de bedrijfskosten kunnen verhogen. Begin dus met het stellen van duidelijke prioriteren van opdrachten. Vergeet niet om zelf-geïdentificeerde opdrachten versus serviceverzoeken bij te houden. Dit kan een indicatie zijn dat er meer personeel nodig is om alles soepel te laten verlopen.
KPI 3: Percentages die bewonerstevredenheid meten
Doel: Breng in kaart waar verbeteringen mogelijk zijn op het gebied van comfort, veiligheid en gezondheid van huurders.
De ruimtes in een gebouw hebben een grote invloed op het humeur en de tevredenheid van de huurders. Gebouwen die schoon, comfortabel en functioneel zijn, houden mensen meer betrokken en gefocust. Begin met het invullen van enquêtes nadat opdrachten zijn voltooid. Is het werk goed gedaan? Is het op tijd afgerond? Was de werknemer vriendelijk en behulpzaam? Hoe kan de ervaring in de toekomst worden verbeterd? De antwoorden op deze vragen kunnen nieuwe perspectieven bieden op teamprestaties, maar ook de verwachtingen van klanten.
Klaar om KPI's te kiezen?
Denk bij het kiezen van de KPI's die je wilt volgen binnen na over wat je uit elke ervaring wilt halen. Elke faciliteit en organisatie is anders, daarom is het slim om na te denken welke informatiepunten interessant zijn voor jouw organisatie. Het kan overweldigend zijn om te kiezen welk KPI’s relevant zijn. Begin daarom klein, zelfs het tracken van 2 KPI’s is beter dan niks. Zo worden doelen opgesplitst in kleinere, meer haalbare stappen.
Tip: Bekijk dit onderzoek van IFMA (International Facility Management Association) die dieper ingaan op het gebruik van KPI's binnen facility management.
