Lean facility management: flexibel opschalen en afschalen
De bezetting en vraag naar facilitaire diensten fluctueren. Soms groeit je organisatie of zijn er evenementen waarvoor je tijdelijk extra capaciteit nodig hebt, op andere momenten is er juist minder vraag, zoals tijdens vakantieperiodes of reorganisaties. Voor een toekomstbestendige organisatie is flexibiliteit dan ook geen luxe, maar noodzaak.
Dit artikel is een hoofdstuk uit onze whitepaper. Benieuwd naar meer inzichten? Download hier de volledige whitepaper over effectief facilitair management.
Samenvatting: Hoe schaal ik mijn facilitaire diensten flexibel op of af?
Zorg voor een vaste kern met een flexibele schil, voorspel pieken en dalen met data en schaal slim op of af. Maak afspraken met partners, investeer in multi-inzetbare teams en communiceer helder bij elke verandering.
Wendbaarheid en flexibiliteit in facilitaire diensten beginnen met vooruitkijken
Flexibiliteit start met goed inzicht in de vraag. Gebruik data en prognoses om op tijd te anticiperen op pieken en dalen. Weet je bijvoorbeeld dat de zomermaanden rustiger zijn op kantoor? Pas dan je dienstverlening aan. Staat er een grote verhuizing gepland? Begin dan ruim van tevoren met het organiseren van extra inzet. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar vraagt in de praktijk om samenwerking, creativiteit en duidelijke afspraken.
“Voer het gesprek aan de voorkant: wat is haalbaar, waar kunnen we slim opschalen en hoe blijven we flexibel zonder kwaliteit te verliezen?”
Bouw een flexibele schil
Een kernteam is de basis, maar een flexibele schil eromheen maakt echt het verschil. Denk aan oproepkrachten, parttimers die kunnen opschalen of externe inleenkrachten via partners. Een cateraar die bij evenementen tijdelijk extra personeel inzet, een schoonmaakbedrijf met reservecapaciteit, of een interimmanager bij tijdelijke uitval: dit soort afspraken geven lucht op drukke momenten. Zo bouw je een flexibele facilitaire organisatie die zowel kan opschalen bij pieken als kan afschalen bij rustmomenten.
Maak je team multi-inzetbaar
Een team met brede skills kan snel schakelen. Een receptiemedewerker die ook eenvoudige BHV-taken uitvoert of een facilitair coördinator die bijspringt aan de balie? Dat vraagt uiteraard om goede training en duidelijke verwachtingen, maar vergroot de flexibiliteit enorm. Juist in tijden van drukte of verandering is dat goud waard.
De voordelen:
- Lagere personeelskosten
- Sneller kunnen schakelen
- Verhoogde medewerkerstevredenheid
Slimme processen, meer ruimte
Digitalisering en standaardisatie helpen je sneller te schakelen. Als processen geautomatiseerd zijn, kun je met hetzelfde team meer werk verzetten. In rustige periodes kun je capaciteit inzetten voor optimalisatieprojecten. Ook slim plannen helpt. Gebruik bijvoorbeeld rustige dagen op bepaalde verdiepingen voor groot onderhoud of extra schoonmaak. Zo houd je op piekdagen ruimte voor kerntaken.
Expert Maaike tipt: “Een customer journey in kaart brengen kan je helpen om meer inzicht te krijgen in je processen. Je beantwoordt dan onder andere de vragen: Welke contactmomenten zijn er met de klant? Welke leveranciers komen waar? Kun je voor meer efficiëntie in je inzet zorgen? Let er hierbij wel op dat mensen eigenaarschap kunnen nemen. Als iets van iedereen is, is het van niemand, dus blijf voor taken één hoofdverantwoordelijke aan houden.''
Praktische tips voor meer flexibiliteit in facilitaire diensten
Houd een capaciteitsplan bij: Breng voor elk kwartaal in kaart of je een op- of afschaling verwacht op basis van bijvoorbeeld projecten, seizoensinvloeden of organisatieplannen. Zo kun je tijdig maatregelen treffen, zoals het werven van tijdelijke krachten of het afbouwen van inhuur.
Creëer een flexpool: Inventariseer interne mensen die extra uren zouden willen draaien indien nodig en leg contacten met externe partijen voor noodcapaciteit. Denk aan uitzendbureaus of je huidige leveranciers, maak duidelijke afspraken dat je bij piekdrukte extra hulp kunt inroepen.
Maak diensten schaalbaar: Spreek met leveranciers af dat contracten marges bevatten. Bijvoorbeeld: een cateringcontract waarin staat dat er bij minder bezoekers minder aanbod is (waardoor kosten dalen) en dat bij meer bezoekers opschaalt. Of een schoonmaakcontract met een vast basisniveau plus variabele opschaling voor wanneer bezettingsgraden boven een bepaald niveau komen. Dit soort pay-per-use elementen maken diensten heel flexibel. De RVO biedt praktische richtlijnen voor flexibele arbeidsinzet en schaalbare contractvormen.
Communiceer intern duidelijk: Als je moet afschalen (bijv. minder bemensing aan de receptie), doe dit in goed overleg met de betrokken medewerkers en communiceer richting de organisatie wat men kan verwachten. Flexibel afschalen zonder communicatie heeft gegarandeerd een negatief effect op de klanttevredenheid. Je kweekt begrip door uit te leggen waaróm je iets aanpast. Hetzelfde geldt bij opschalen: bereid de organisatie voor op eventuele nieuwe gezichten of andere werkwijzen tijdens piekmomenten.
Tot slot: verwacht het onverwachte
Wie inzet op flexibiliteit in facilitaire diensten, vergroot wendbaarheid, voorkomt overbelasting en benut capaciteit optimaal. De sleutel? Vooruit denken, partnerschappen aangaan en je team klaarstomen voor meerdere rollen. Zo ben je als facilitaire organisatie klaar voor alles wat op je pad komt, vandaag én morgen.
