Werkplekanalyse: voor een omgeving die werkt

Als facilitair manager ben je verantwoordelijk voor de fysieke werkomgeving van jou en je collega’s. Een omgeving die vanzelfsprekend veilig moet zijn, maar die ook bijdraagt aan gezondheid, welzijn, productiviteit en werkgeluk. Als je signalen krijgt dat de werkomgeving niet ‘werkt’, kan een werkplekanalyse helpen om de oorzaak te achterhalen en tot concrete verbeteringen te komen. Want dat is wat het facilitair werkveld zo leuk maakt toch? Van beleid of beleving naar oplossingen of investeringen voor tastbare zaken, bijvoorbeeld andere dispensers in het sanitair, akoestiekverbetering, een andere RAL-kleur op de muur, een wandje verplaatsen of andere verlichting.

Samenvatting: Hoe voer ik een werkplekanalyse uit?

Voer een werkplekanalyse uit bij signalen dat de werkomgeving niet optimaal functioneert. Onderzoek systematisch de fysieke, mentale en organisatorische aspecten en baseer verbeteringen op data. Start met een duidelijke doelstelling, verzamel relevante inzichten, stel een actieplan op en betrek alle stakeholders. Overweeg externe expertise voor maatwerk, snelheid en objectiviteit. Zo creëer je een werkomgeving die gezondheid, productiviteit en werkgeluk versterkt.

Werkplekanalyse of werkplekconcept?

Wie praat over werkplekanalyse kan onbedoeld binnen twee zinnen uitkomen bij: “We moeten een ander werkplekconcept!” of “We moeten activity based werken of juist terug naar een traditioneel cellenkantoor, meer flexwerkplekken, meer of juist minder thuiswerken…” Dat beide begrippen snel door elkaar lopen is niet raar. De scheidslijn is ook dun. Een goed werkplekconcept kan niet zonder een werkplekanalyse en de uitkomst van een werkplekanalyse kán zijn dat een ander werkplekconcept effectiever is.

Aanleidingen voor een werkplekanalyse

Terug naar de werkplekanalyse. Wat kunnen concrete aanleidingen zijn om een werkplekanalyse uit te (laten) voeren?

Zorgplicht: is er een fysieke oorzaak voor het toenemende ziekteverzuim?
Kosten: kunnen de exploitatiekosten van het gebouw omlaag?
Continuïteit: Waarom lukt het ons niet (meer) om vacatures ingevuld te krijgen?
Organisatiewaarden: hoe geven we meer invulling aan goed werkgeverschap en duurzaamheid?

Stappen voor een werkplekanalyse

Een werkplekanalyse is: een systematisch onderzoek naar de fysieke, mentale en organisatorische aspecten van een werkplek, met als doel om de veiligheid, gezondheid, efficiëntie en/of het welzijn van medewerkers te verbeteren. Met de volgende algemene processtappen kom je tot kleine of grote aanpassingen in de werkomgeving die je kunt onderbouwen en die passen bij jouw organisatie:

1. Bepaal het doel en de scope

Er is een aanleiding om de werkomgeving onder de loep te nemen. Je hebt bijvoorbeeld een vraag gekregen vanuit het management of er zijn signalen die vragen om verandering, zoals ontwikkelingen in de organisatie of de markt. Stel jezelf eerst de volgende vragen:

Wat wil ik bereiken met een werkplekanalyse?
Met welke stakeholders heb ik te maken?
Welke meetbare uitkomst heb ik nodig om tot concrete verbeteringen te komen?

Bijvoorbeeld: Je hebt een vraag gekregen vanuit het management of er zijn signalen die vragen om verandering, zoals ontwikkelingen in de organisatie of de markt.

2. Verzamel data

Werkomgeving en beleving zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden: hygiëne, temperatuur, luchtkwaliteit, sfeer, prikkels, ruimte-indeling, routing, inrichting, koffiefaciliteiten, iedereen heeft er een mening over. Het kan een flinke uitdaging zijn om een omgeving te creëren die voor iedereen werkt én beheers- en betaalbaar is. Met een datagedreven aanpak kom je tot maatregelen die aantoonbaar leiden tot het gewenste verbeterdoel.

Desk research: welke kennis is binnen en buiten de organisatie al beschikbaar over dit onderwerp? Denk aan arbowet- en regelgeving en gedragsmodellen.

Field research: voer metingen uit, bijvoorbeeld met betrekking tot (dag)licht, temperatuur, geluid, luchtkwaliteit en/of verzamel data uit onder andere aanwezigheidsregistraties en verbruiksgegevens. Observeer, maak foto’s of video’s van gewenste en ongewenste situaties en neem interviews of enquêtes af bij stakeholders/gebouwgebruikers.

Bijvoorbeeld: Voor een (her)inrichting wil je weten welke afdelingen nauw samenwerken. Die plaats je bij elkaar om een efficiënt proces te bevorderen. Je wil ook weten in welke combinaties, met welk doel en welke groepsgrootte en frequentie teams samenkomen. Dit is de basis voor het realiseren van vergaderruimtes met een optimale bezetting en de juiste faciliteiten.

3. Breng de verbeterpunten in kaart

Zet de verzamelde data af tegen de (nieuwe) eisen of gewenste waarden/doelstellingen, bijvoorbeeld in een GAP-analyse. Denk er in deze fase ook aan om de verzamelde data te communiceren naar de stakeholders zodat zij de nulsituatie scherp voor ogen hebben en bij de evaluatie ook het meetbare verschil kunnen beoordelen.

4. Stel een adviesrapport, actieplan of programma van eisen op

Afhankelijk van de aanleiding verwerk je de data uit de werkplekanalyse in een adviesrapport, actieplan of programma van eisen. Hiervoor zijn legio voorbeelden online te vinden en/of met AI te genereren met deze nuance: de inhoud is echt maatwerk voor jouw organisatie dankzij jouw goede voorwerk. Dit vergroot niet alleen de betrokkenheid van de gebouwgebruikers maar heel waarschijnlijk ook het draagvlak voor jouw adviezen of acties. En draagvlak is essentieel als het om werkplekbeleving gaat. Geen draagvlak betekent meer klachten, meer onrust en minder werkgeluk.

Bijvoorbeeld: Als facilitair manager van een internationaal bedrijf krijg je de opdracht om een betaalbaar kantoorpand te zoeken in de omgeving van Schiphol waar buitenlandse managers kunnen ‘landen’. Via een werkplekanalyse inventariseer je de behoeften van de gebouwgebruikers. Ze geven aan dat zij behoefte hebben aan afsluitbare ruimten omdat ze veel met andere tijdzones communiceren. In het Programma van Eisen beschrijf je aan welke randvoorwaarden het pand moet voldoen: 24/7 toegankelijk, afsluitbare cellenkantoren en veel raampartijen voor voldoende daglicht in ieder kantoor. Als dat ook nog tegen een zo laag mogelijke m²-prijs moet, betekent dat concreet dat je niet op zoek gaat naar een trendy ‘dik’ vierkant pand met een kantoortuinen, maar naar traditioneel, functioneel, lang en smal pand.

Externe expertise voor jouw werkplekanalyse?

Het voorbereiden en uitvoeren van een werkplekanalyse volgens bovenstaande stappen is veel werk. Bovendien kan het leiden tot aanzienlijke investeringen (bijvoorbeeld voor de herinrichting van het pand of het aanschaffen van een nieuwe gebouwinstallatie of verlichting). Niets is vervelender dan na de realisatie ervaren dat aanpassingen leuk bedacht waren, maar nog steeds ‘niet werken’. Dit zijn vier redenen om een ervaren expert van Vebego Facility Solutions in te schakelen:

Een werkplekanalyse is altijd maatwerk. Een medewerker op een boorplatform heeft echt andere dingen nodig dan een medewerker in een callcenter. Ja, je kunt online cheat sheets vinden, maar houden die ook rekening met kouwelijke Corry van de administratie of het feit dat je in een monumentaal pand bent gehuisvest?
De thema’s die in een werkplekanalyse aan bod kunnen komen zijn heel breed. Ben jij van alle markten thuis? Zowel van de gebouwtechniek als van inrichting en sfeerconcepten?
Een goede werkplekanalyse vergt tijd. Kun jij voldoende aandacht geven aan zowel de onderzoeksfase als de uitvoering?
Een externe partij heeft een frisse blik en denkt out of the box. Zoals al genoemd gaat het bij evalueren van de werkomgeving veel over beleving. Een externe partij kan hierin de objectiviteit bewaren en ervaringen en best practices van andere organisaties inbrengen.