Hoe vier ggz-klinieken strak gecoördineerd verhuisden naar één moderne kliniek
Kliniek J is een specialistische ggz-kliniek van Antes, onderdeel van Parnassia Groep, en gevestigd op het terrein in Poortugaal. De kliniek heeft ongeveer 200 bedden en een oppervlakte van 13.000 m². Het is daarmee de grootste moderne ggz-voorziening van Nederland. De kliniek biedt integrale opname- en behandelzorg aan volwassenen met ernstige psychiatrische aandoeningen, vaak in combinatie met verslavingsproblematiek. Aan de ingebruikname van de nieuwe kliniek in het voorjaar van 2025 ging een complex verhuistraject van vier afzonderlijke klinieken vooraf.
Vijf verhuizingen in één maand, zonder vertraging
De vraag
Wie zelf wel eens verhuisd is, weet: het is altijd meer werk dan je denkt en hoe goed je draaiboek en je labels ook zijn: het loopt toch altijd anders. Bijvoorbeeld omdat sleutels in de verkeerde broekzak zitten of omdat de eettafel toch niet door de deuropening past. Waar dat voor een privéverhuizing nog wel geaccepteerd wordt, was dat voor de vier klinieken van Antes geen optie. Voor de veiligheid van cliënten, medewerkers en omwonenden van de deels open, deels gesloten klinieken was professionele organisatie en een strakke regie nodig. De expertise en onverdeelde aandacht die daarvoor nodig was, kon het bestaande facilitaire team niet leveren.
De oplossing
Via Vebego Facility Solutions werd interim projectcoördinator Maartje van Soest aangesteld om het project voor te bereiden en te coördineren. Zij trof in 10 maanden, eerst parttime, later fulltime, de noodzakelijke voorbereidingen voor vijf soepele verhuizingen in één maand. In een organisatie met letterlijk en figuurlijk veel muren geen eenvoudige opgave. Met elke drie weken een voortgangsoverleg met de vier kliniekhoofden en via bijgewerkte draaiboeken per mail en print hield Maartje de organisatie formeel op de hoogte van de ontwikkelingen.
Cruciaal voor een soepel verloop van de verhuizingen en alle voorbereidingen was de beschikbaarheid van toegangspassen met de juiste clearance voor Kliniek J. Niet alleen voor zorgprofessionals maar ook voor externe partijen: medewerkers van de inrichter, technisch personeel, schoonmaakpersoneel en uiteraard de verhuizers.
Maartje: “Soms zijn de kleinste details de grootste uitdaging. Ik had al een fotograaf geregeld om alle betrokken zorgmedewerkers op de foto te zetten voor hun pasje, maar had een totaaloverzicht met namen nodig om zeker te weten dat we niemand vergaten. Door AVG-wetgeving was de vrijgave van benodigde informatie een uitdaging. Maar ik wist vanuit mijn regierol: geen lijst, geen foto’s, geen passen, geen verhuizing. Met steun van de projectleider Vastgoed-management van Parnassia Groep, Francine Wolters, en teamleider van de facility managers, Edwin Kuijpers, kreeg ik alsnog op tijd van iedereen akkoord.”
Die doortastende en onbevangen aanpak bleek ook op een ander vlak essentieel. De grote succesfactor van dit project was de verbinding die Maartje heeft gemaakt in de organisatie in samenwerking met de managers en hoofden van Kliniek J. Door goed te luisteren naar de mensen op de werkvloer bouwde zij vanaf de eerste dag aan goede relaties met en vertrouwen van de zorg, de facilitaire organisatie en de ketenpartners. Daardoor stond op de verhuisdagen iedereen klaar om zijn aandeel te doen en ontstond de teamspirit en de flexibiliteit die nodig was om te anticiperen op de hobbels die ontstonden.
Vanzelfsprekend was de hulp van een professioneel verhuisbedrijf onmisbaar bij dit project. Henneken Mondial Movers werd geselecteerd vanwege hun ervaring met het verhuizen van zorginstellingen, hun ‘Rotterdamse aanpakmentaliteit’ en hun specialisme om onder alle omstandigheden de rust en voortgang te bewaken.
Het resultaat
Eén maand, vijf verhuizingen, één verhuizing per week (in de eerste week twee): voorbereiden op maandag, verhuizen op dinsdag, nazorg en puntjes op de i op woensdag tot en met vrijdag. En dat vier weken achter elkaar. Geen uitloop ondanks vertraging van de bouw en heel belangrijk: tevreden cliënten.
