Samen bouwen aan een omgeving die werkt: Altrecht en Vebego Facility Solutions over integrale samenwerking in de zorg

Integrale samenwerking: van leverancier naar partner

De samenwerking tussen Altrecht en Vebego Facility Solutions begon ruim 4,5 jaar geleden met de overgang van locatiemanagement en huismeesters naar Vebego Facility Solutions. Waar voorheen veel facilitaire taken in eigen beheer waren, koos Altrecht bewust voor uitbesteding om meer voorspelbaarheid, flexibiliteit en innovatie te realiseren. 

“Met Vebego Facility Solutions haal je wel echt een stuk extra facilitaire kennis in huis’’ vertelt Djamilla.

De overgang naar een totaal IFM-contract voor soft services betekende een grote verandering, waarbij het loslaten van de ‘hoe-vraag’ en het focussen op het ‘wat’ centraal kwam te staan.

“We proberen echt als collega’s samen te werken. De medewerkers van Vebego Facility Solutions staan dicht bij de corebusiness van Altrecht: de zorg voor cliënten. Dat vraagt om wederzijds begrip en het lef om elkaar de spiegel voor te houden.” Inmiddels is de relatie uitgegroeid tot een partnerschap waarin beide partijen elkaar versterken en samen optrekken richting innovatie en kwaliteitsverbetering.

Successen & uitdagingen: groeien door openheid en vertrouwen

De weg naar een succesvolle samenwerking was niet zonder hobbels. Bij de start was er sprake van koudwatervrees en was de relatie tussen beide teams gespannen. “Het vertrouwen moest groeien. In het begin pakte je niet zomaar de telefoon, nu doen we dat juist wel,” aldus Wilco. Door open gesprekken te voeren, fouten toe te geven en elkaar aan te spreken op gedrag, ontstond er wederzijds respect. Juist de moeilijke momenten bleken waardevol: “We hebben onze relatie gebouwd op lastige thema’s. Daardoor begrijp je elkaars belangen beter en bouw je aan een duurzame samenwerking.”

Ook het werken met een Guarantee Maximum Price (GMP)-model vroeg om gewenning. Dit contractmodel biedt voorspelbaarheid en stabiliteit in kosten, maar vereist ook vertrouwen in elkaars expertise en transparantie in de uitvoering. “Het was wennen om de regie los te laten en te vertrouwen op de kennis van Vebego Facility Solutions. Maar uiteindelijk leverde het rust en kwaliteit op de werkvloer op,” zegt Djamilla.

Elkaar aanspreken: feedback als motor voor verbetering

Een belangrijk onderdeel van de samenwerking is het geven en ontvangen van feedback. Zowel op managementniveau als op de werkvloer gaat men actief het gesprek aan over wat goed gaat en wat beter kan. “Het is niet altijd makkelijk om elkaar aan te spreken, maar wel noodzakelijk om samen te groeien,” benadrukt Djamilla. Ook het samenstellen van het juiste team is een continu proces, waarbij we kijken naar persoonlijkheden en competenties die passen bij de zorgomgeving. Nieuwe medewerkers worden zorgvuldig geselecteerd en krijgen de kans om eerst te ervaren wat werken in de zorg inhoudt.

Gewenningstijd in facility management: investeren in ontwikkeling

Beide partijen zijn het erover eens dat het tijd kost om een integrale samenwerking tot bloei te laten komen. “Je moet investeren in de relatie en accepteren dat innovatie en doorontwikkeling niet in het eerste jaar plaatsvinden,” aldus Djamilla. De eerste jaren stonden vooral in het teken van stabiliseren en het opbouwen van vertrouwen. Pas daarna kwam er ruimte voor innovatie, zoals het combineren van functies op de werkvloer en het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe concepten, bijvoorbeeld op het gebied van catering.

De toekomst ziet er veelbelovend uit. “We willen toe naar een situatie waarin er letterlijk geen deuren meer zijn tussen de verschillende partijen, maar één gezamenlijk kantoor waar samenwerking vanzelfsprekend is,” besluit Wilco.

Samen verder: partnerschap als fundament voor innovatie

Het verhaal van Altrecht en Vebego Facility Solutions laat zien dat integrale samenwerking in facility management vraagt om lef, vertrouwen en doorzettingsvermogen. Door te investeren in de relatie, open te communiceren en elkaar continu uit te dagen, ontstaat een omgeving waarin innovatie en kwaliteit hand in hand gaan. Een inspirerend voorbeeld voor iedere organisatie die samen wil bouwen aan een omgeving die werkt: nu én in de toekomst.

Altrecht koos in 2021 als eerste GGZ-instelling voor een integrale uitbesteding van haar soft services, lees hier het hele klantverhaal. 

Luister de podcast aflevering van FMN via Spotify, Apple of bekijk het hele interview hieronder.