Privacy Statement

Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Vebego Cleaning Services in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Vebego Cleaning Services realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Vebego Cleaning Services. Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens.

Vebego Cleaning Services is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening.

Vebego Cleaning Services verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het vervullen van haar rol als werkgever voor de vele werknemers, zowel vast als flexibel, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen behoren: het opbouwen en beheren van personeelsdossiers en verzuimdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan verplichtingen in het kader van re-integratie, het beoordelen van geschiktheid van werknemers voor opdrachten en het uitzenden van werknemers. Tevens verwerkt Vebego Cleaning Services gegevens van sollicitanten in werving en selectie procedures;
• het vervullen van haar rol als opdrachtnemer of leverancier op vele vlakken binnen de vele verschillende facetten van dienstverlening waarin Vebego Cleaning Services werkzaam is, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen horen: het beheren van gegevens van prospects, klanten en opdrachtgevers in CRM en het onderhouden van deze zakelijke relaties;
• het verstrekken van gegevens van vaste en flexibele werknemers aan klanten en opdrachtgevers, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Veel medewerkers van Vebego Cleaning Services bevinden zich altijd buiten, bij de klanten/opdrachtgevers. De wet verlangt van Vebego Cleaning Services om bepaalde gegevens van haar medewerkers te verstrekken aan deze klanten/opdrachtgevers waar de werknemers werkzaam zijn. Deze klanten/opdrachtgevers dienen de identiteit van de werknemers te kunnen controleren en gegevens op te nemen in hun administratie. Waar de grondslag voor verstrekking niet wettelijk is vastgelegd, maar de klant/opdrachtgever het toch Vebego Cleaning Services verlangt, vindt er te allen tijde een toets plaats om te beoordelen of de gegevensverstrekking conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) plaatsvindt;
• het verwerken van gegevens betreffende de gezondheid van patiënten door de Vebego Group dochterbedrijven die werkzaam zijn in de gezondheidszorg. Deze verwerking is gerechtvaardigd door de uitzondering in de AVG op het verbod deze gegevens te verwerken, wanneer dit gebeurt door instellingen in de gezondheidszorg. De verwerking geschiedt ter uitvoering van de overeenkomst inzake geneeskundige behandeling dan wel dan wel met een andere gerechtvaardigde grondslag;
• het uitwisselen van gegevens binnen Vebego Group, met en tussen de dochtermaatschappijen ten behoeve van de optimalisatie van de dienstverlening;
• het verstrekken van gegevens van werknemers aan de Rijksoverheid, daar waar dit gevraagd wordt/vereist is, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een verklaring omtrent gedrag voor medewerkers;
• het volgen of controleren van werknemers, bijvoorbeeld met een personeelsvolgsysteem. Dit gebeurt enkel wanneer er een concrete aanleiding voor bestaat en dit nodig is om incidenten te onderzoeken. Hierbij zal altijd een toets plaatsvinden en allereerst worden gekeken of het probleem/incident met minden ingrijpende middelen kan worden opgelost;
• Met het oog op de beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en eigendommen van Vebego Cleaning Services kan er gebruik worden gemaakt van cameratoezicht. De camera’s filmen niet meer dan de ingang van de gebouwen eventuele andere delen rondom de gebouwen en terreinen. De camerabeelden worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan beveiliging en de beelden worden niet langer bewaard dan toegestaan. Cameratoezicht kan ook plaatsvinden bij klanten of opdrachtgevers van Vebego Cleaning Services waar werknemers worden ingezet. Vebego Cleaning Services heeft hier geen zicht op en is hier niet verantwoordelijk voor. De betreffende klant of opdrachtgever dient alle werknemers (eigen werknemers en ingehuurde werknemers) hierover te informeren.
• het verstrekken van gegevens aan verwerkers van Vebego Cleaning Services, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Vebego Cleaning Services en deze verwerker. Een verwerker van Vebego Cleaning Services dient altijd een verwerkersovereenkomst te ondertekenen waarin de rechten van de betrokkenen voldoende geborgd zijn en de verwerker verplicht wordt de gegevens passend te beveiligen.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt ten allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking.

De verwerking van persoonsgegevens binnen Vebego Cleaning Services vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Vebego Cleaning Services verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en nog enige periode na het eindigen van het dienstverband bewaart Vebego Cleaning Services, naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen.

Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Vebego Cleaning Services verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de AVG. De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de AVG. Vebego Cleaning Services gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego Group en de verschillende dochterbedrijven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Vebego Cleaning Services verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.

Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Vebego Cleaning Services gegevens te verstrekken aan deze partijen. Vebego Cleaning Services toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Vebego Cleaning Services gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties.

Voor het uitvoeren van haar werkgeversrol kan Vebego Cleaning Services gebruik maken van of diensten uitbesteden aan derden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van: loonadministratie, ICT-beheer, strategische personeelsplanning en de inzet van zzp-ers. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. Vebego Cleaning Services eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens. De lat ligt voor verwerkers hoger dan voor Vebego Cleaning Services zelf, aangezien de gegevens buiten de Vebego-omgeving worden gebracht en verwerkingen dus minder in het zicht van Vebego Cleaning Services plaatsvinden. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacy beleid, afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is wordt de nakoming ervan gecontroleerd.