Vebego Cleaning Services is een landelijk opererend familiebedrijf met ruime ervaring in schoonmaakdienstverlening en specialistische schoonmaak. We maken onder andere schoon in kantoren, onderwijs, industrie en leisure locaties. Wat ons drijft is: Samen Goed Doen. Wij geloven dat we daarmee de meeste toegevoegde waarde kunnen bieden voor onze klanten, onze werknemers en voor de maatschappij. Onderdeel daarvan is zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Vebego Cleaning Services spant zich daarom in om het verwerken ervan in lijn te brengen met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Vebego Cleaning Services is onderdeel van Vebego Group. Vebego Group is gevestigd te Voerendaal (Cortenbach 1, Postbus 23092 / 6367 GE). In deze statement informeert Vebego Cleaning Services haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.
Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacy statement of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met info@vebego.com.
Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Vebego Cleaning Services in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Vebego Cleaning Services realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Vebego Cleaning Services. Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens.
Vebego Cleaning Services is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening.
Vebego Cleaning Services verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt ten allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking.
De verwerking van persoonsgegevens binnen Vebego Cleaning Services vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Vebego Cleaning Services verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en nog enige periode na het eindigen van het dienstverband bewaart Vebego Cleaning Services, naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen.
Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Vebego Cleaning Services verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de AVG. De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de AVG. Vebego Cleaning Services gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.
Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego Group en de verschillende dochterbedrijven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Vebego Cleaning Services verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.
Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Vebego Cleaning Services gegevens te verstrekken aan deze partijen. Vebego Cleaning Services toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Vebego Cleaning Services gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties.
Voor het uitvoeren van haar werkgeversrol kan Vebego Cleaning Services gebruik maken van of diensten uitbesteden aan derden. Voorbeelden hiervan zijn het uitbesteden van: loonadministratie, ICT-beheer, strategische personeelsplanning en de inzet van zzp-ers. Deze derden kunnen persoonsgegevens verwerken, waardoor zij als verwerker worden aangemerkt volgens de AVG. Vebego Cleaning Services eist van haar verwerkers een hoog niveau van bescherming van persoonsgegevens. De lat ligt voor verwerkers hoger dan voor Vebego Cleaning Services zelf, aangezien de gegevens buiten de Vebego-omgeving worden gebracht en verwerkingen dus minder in het zicht van Vebego Cleaning Services plaatsvinden. Verwerkers worden mede geselecteerd op hun privacy beleid, afspraken worden contractueel vastgelegd en indien daartoe aanleiding is wordt de nakoming ervan gecontroleerd.