Bij Vebego Cleaning Services vinden we het belangrijk dat iedereen kan meedoen. Dat geldt ook voor hoe we omgaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We leggen het zo duidelijk mogelijk uit, zonder juridische inhoud weg te laten.
Wij zijn Vebego Cleaning Services, onderdeel van Vebego: een familiebedrijf met ruim 40.000 mensen in vijf landen in zorg, facility management, groenvoorziening en schoonmaak.
Vebego Cleaning Services
In de Cramer 8, 6411 RS Heerlen
Vebego B.V.
Cortenbach 1, 6367 ZH Voerendaal (Postbus 23092)
We zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van iedereen met wie wij samenwerken: collega’s, sollicitanten, klanten, partners, leveranciers en websitebezoekers.
Privacy vinden we belangrijk. Daarom werken we met een risk-based aanpak. Dat betekent dat we vooral kijken naar de verwerkingen die het meest risicovol of omvangrijk zijn. Daar zorgen we voor extra bescherming.
De grootste hoeveelheid gegevens verwerken we van onze collega’s. Daarom is dat een belangrijk aandachtspunt binnen onze organisatie.
Intern werken we continu aan bewustzijn: iedereen binnen Vebego Cleaning Services moet zorgvuldig omgaan met gegevens. We zoeken steeds de juiste balans tussen voldoen aan de wet- en regelgeving, en een werkbare, veilige omgeving waarin we onze dienstverlening goed kunnen uitvoeren.
Welke gegevens we verwerken, hangt af van de situatie. Het kan onder andere gaan om:
3.1 Gegevens van collega’s (medewerkers)
Voor onze HR-processen verwerken we alleen gegevens die nodig zijn voor:
We bewaren onder meer: kopieën van ID-bewijzen, referenties, getuigschriften, eventuele pre-screeningdocumentatie, A1-verklaringen, (te)werkstellingsvergunningen, verblijfsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen.
3.2 Gegevens van zakelijke relaties
We verwerken gegevens van:
De meeste zakelijke gegevens vallen niet onder de AVG. Gegevens van contactpersonen (zoals naam en contactgegevens) vallen daar wél onder. Met alle gegevens gaan we vertrouwelijk om.
We verwerken persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is. De belangrijkste doelen:
4.1 Werkgeversrol
4.2 Rol als opdrachtnemer of leverancier
Dit doen we op basis van toestemming of gerechtvaardigd belang.
4.3 Gegevensverstrekking aan klanten/opdrachtgevers
Sommige klanten moeten de identiteit van medewerkers controleren. We verstrekken alleen gegevens als dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het nakomen van afspraken.
Wanneer een klant méér gegevens vraagt dan noodzakelijk, doen we altijd eerst een AVG-toets.
4.4 Uitwisseling binnen de Vebego-groep
Gegevens kunnen we delen binnen de groep, onder meer voor:
Dit gebeurt alleen met een wettelijke grondslag (zoals gerechtvaardigd belang) en met passende beveiligingsmaatregelen.
4.5 Verstrekking aan de overheid
Bijvoorbeeld voor het aanvragen van een VOG of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4.6 Monitoring en incidentonderzoek
In uitzonderlijke gevallen gebruiken we controlemiddelen voor monitoring en incidentonderzoek zoals:
We gebruiken deze middelen alleen als daar een duidelijke reden voor is en als het nodig is om een incident, fraude of een ander probleem te onderzoeken. We doen dit op basis van gerechtvaardigd belang en alleen als er geen eenvoudigere of minder ingrijpende optie is.
4.7 Cameratoezicht
Binnen Vebego Cleaning Services gebruiken we camera’s voor beveiliging van:
We filmen alleen wat nodig is en bewaren beelden niet langer dan toegestaan.
Bij klanten kunnen ook camera’s hangen. Zij zijn verantwoordelijk voor informatie aan alle medewerkers (eigen personeel en ingehuurde medewerkers).
4.8 Verwerkers en sub-verwerkers
Voor sommige diensten schakelen we derden in, zoals:
Deze partijen kunnen persoonsgegevens verwerken. Daarom moeten zij altijd:
4.9 Nieuwsbrieven
We sturen nieuwsbrieven aan mensen die zich hiervoor hebben aangemeld. Afmelden kan altijd. E-mailadressen delen we niet met derden, tenzij iemand daar expliciet toestemming voor geeft.
4.10 Gepersonaliseerde advertenties
Alleen wanneer iemand toestemming geeft, kunnen e-mailadressen worden verstrekt aan advertentieaanbieders voor gepersonaliseerde advertenties. Bij het intrekken van toestemming stopt deze verwerking direct.
4.11 Wettelijke grondslagen
Elke verwerking heeft een geldige grondslag, zoals:
Valt een verwerking niet onder bovenstaande doeleinden?
Dan doen we altijd eerst een toets.
We delen gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of het naleven van weten regelgeving.
Binnen de Vebego-groep delen we gegevens uitsluitend om:
Gegevens verstrekken we nooit voor commercieel gewin.
Ons beveiligingsbeleid is afgestemd op ISO/IEC 27001:2022 en is gebaseerd op:
We beschermen gegevens met technische en organisatorische maatregelen, zoals:
Onze websites gebruiken:
Bij je eerste bezoek aan onze website vragen we je om toestemming voor het plaatsen van marketing- en trackingcookies. Je kunt deze toestemming op elk moment aanpassen of intrekken via ‘reset cookies’ onderaan de webpagina. Daar vind je ook meer informatie over de verschillende cookies.
We werken samen met de volgende partijen die marketingcookies plaatsen:
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan. Alle bewaartermijnen zijn vastgelegd in ons interne bewaarbeleid.
Je hebt het recht om:
Hoe kun je een verzoek indienen?
De Privacy Officer van Vebego reageert binnen één maand.
Soms is extra informatie nodig, bijvoorbeeld om de identiteit te controleren.
Klachten melden
Je kunt een klacht indienen bij:
Heb je vragen of klachten over privacy? Dan helpen we je graag.
Nicky Waals
Privacy Officer
E-mail: privacy.vcs@vebego.com
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is. Wijzigingen publiceren we op onze website en vervangen de eerdere versie.